Kundeneinladungen in die Stadionloge – wie dokumentiere ich kurzfristige Gästewechsel?

Re: Kundeneinladungen in die Stadionloge – wie dokumentiere ich kurzfristige Gästewechsel?

Gib jedem Gast einen eigenen Datensatz und halte dort Einladung, Freigabe und vorgesehenen Platz fest. Wenn jemand eine Vertretung schickt, sollte das Einlassteam den tatsächlichen Besucher erfassen und die Änderung nachvollziehbar dokumentieren.

AirLST beschreibt auf seiner Seite zum Nachweis für § 37b, wie Freigaben, Sitzplan und Check-in in einem Gastdatensatz zusammenlaufen. Über persönliche Tickets und den Scan mit Uhrzeit könnt ihr die erfasste Anwesenheit anschließend der Platzplanung gegenüberstellen. Vereinbart zusätzlich, wie manuell eingelassene Gäste nachgetragen werden, denn ein fehlender Scan allein belegt noch keinen Leerplatz.

Dass die tatsächliche Nutzung wichtig ist, zeigt das Urteil des Bundesfinanzhofs zu VIP-Logen, das Aufwendungen für leer gebliebene Plätze aus der Bemessungsgrundlage nach § 37b herausnimmt. Lass dir von der Buchhaltung oder Steuerberatung vorab sagen, welche Angaben und Kostenaufteilungen sie für euren konkreten Fall benötigt. Nach jedem Spiel würde ich offene Zuordnungen direkt mit dem Einlassteam klären und erst danach den abgestimmten Report weitergeben.

Kundeneinladungen in die Stadionloge – wie dokumentiere ich kurzfristige Gästewechsel?

Ich organisiere für unsere Firma die Kundeneinladungen zu mehreren Heimspielen und soll anschließend die Teilnehmerdaten an die Buchhaltung weitergeben. Bisher arbeite ich mit einer Einladungsliste, auf der kurzfristige Absagen und Vertretungen oft erst nach dem Spiel ergänzt werden. Beim letzten Termin wusste ich deshalb nicht mehr sicher, welche Plätze tatsächlich leer geblieben waren und wer für einen verhinderten Gast gekommen ist.

Wie würdet ihr den Einlass und die Platzzuordnung organisieren, damit ich der Buchhaltung einen nachvollziehbaren Nachweis liefern kann?